Externaliser son secrétariat, c’est faire appel à une assistante indépendante pour gérer les tâches administratives, la préparation comptable et le secrétariat commercial. Cela peut être aussi un accompagnement pour la constitution de dossiers complexes, notamment pour obtenir une subvention, une certification, etc.

 

Chaque domaine professionnel possède des codes et des particularités qui lui sont propres. Intervenir dans des secteurs très divers, avec des enjeux chaque fois différents, apporte, en même temps qu’une grande polyvalence, la capacité de se

focaliser sur la solution plutôt que sur le problème.

Le Bureau d’Ephosianne vous aide par ailleurs à repenser votre stratégie de communication et propose le cas échéant des outils adaptés à votre structure

Choisir le Bureau d’Éphosianne c’est avant tout choisir un partenariat avec une professionnelle qualifiée, réactive, qui s’adaptera à votre demande. Le travail est de surcroît particulièrement soigné et réalisé dans le délai convenu.

Pour résumer, externaliser son secrétariat permet des prestations “sur mesure” : modulables en fonction des besoins, elles peuvent être régulières  tout aussi bien que ponctuelles !

À noter cependant les règles en terme de régularité : en principe, elles n’excèdent pas une à deux journées par semaine, pour se prémunir de toute requalification en “salariat déguisé” !

★ ★ Votre statut ★ ★ 

Dirigeant(e) de PME PMI, travailleur indépendant, artisan, commerçant(e),responsable de service,

à la tête d’une start-up, dirigeant(e) d’un syndicat, président(e) d’association,

libéral(e), blogueur(se) etc.

Vous en manquez d'ailleurs pour vous et pour vos proches. Quoiqu'il en soit, vous voudriez alléger les tâches "parasites" et vous RECENTRER principalement sur votre coeur de métier.

Et pourtant, ces tâches, certes chronophages, sont en réalité PRIMORDIALES pour la pérennité de votre entreprise : les négliger entraînera tôt ou tard des conséquences fatales...

Exemples de prestations :

Plan de classement physique ou numérique à mettre en place

Rédaction, relecture/reformulation + mise en page de documents

Création de supports de communication

Création/mise à jour d'une base de données ou d'un fichier

Mauvaise gestion du poste administratif = coûts non négligeables !

factures réglées hors délai ⇒ pénalités

mauvais suivi des impayés répercussions sur la trésorerie

factures / devis non réalisésmanque à gagner

mauvaise communication sur les services/produits

etc. etc.

Avez-vous envisagé une sous-traitance administrative ?
 

Externaliser son secrétariat pour quel type de mission ?

Destination : Secrétariat, transcriptions, dossiers spécifiques
secrétaire freelance 35
Aide à la comptabilité
Assistante commerciale

1. Fondamentaux assistanat

Quelques exemples :

Traitement du courrier et des mails,

Classement, archivage, numérisation – gestion électronique des documents,

Écrits professionnels : rédaction/mise en forme soignée
▷ Courriers administratifs, comptes rendus, synthèses, notes, livrets, discours…

Relecture/correction/mise en page de notes manuscrites ou documents

Conception tableaux & graphiques croisés dynamiques

Gestion de plannings et d’agendas

Établissement des DPAE, suivi des absences, relations avec l’Administration

Externaliser son secrétariat pour des tâches ponctuelles :

  • Tri des documents et fichiers,
  • Ou encore établissement d’un mode de classement/archivage fonctionnel, que ce soit en format papier ou numérique
  • Et aussi paramétrage d’outils simples pour automatiser certaines tâches répétitives.

Tout d’abord, mettre en place une gestion administrative claire et structurée vous fera gagner un temps précieux 🙂

▷ Et en respectant les échéances, vous évitez aussi les pénalités de retard…

Une secrétaire indépendante ne peut pas effectuer d’imputation comptable.  Voir l’Ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945.

 
Externaliser son secrétariat pour des interventions ponctuelles :

Classement de factures,

Mise à jour de base de données,

Relances impayés

Cela dit, une secrétaire indépendante peut réaliser les missions suivantes :

  1. tout d’abord, établir des devis, bons de commande, factures
  2. ensuite, relancer des impayés pour une trésorerie à jour,
  3. reporter les heures travaillées et les absences, traiter les notes de frais.
  4. également construire des fichiers, bases de données, ou encore mettre en place des outils CRM,
  5. élaborer vos tableaux de suivi d’activité – analyse d’indicateurs.
  6. enfin, préparer et transmettre les documents au comptable.

Externaliser son secrétariat quand on manque de temps, mais qu’on est conscient qu’

Entretenir de bonnes relations avec vos partenaires est primordial pour la pérennité de votre entreprise…

Gérer efficacement les échanges est la priorité >>> 
  1. Primo, traiter au fur et à mesure les mails et appels reçus,
  2. Ce peut être aussi transmettre des mailings informatifs, éventuellement créer/refondre une base de données clients : conception de lettre et de documentation  commerciale ; enfin, publipostage ou e-mailing.

  3. Il faut par ailleurs répondre de manière réactive aux avis clients sur le net, car cela peut faire la différence entre vous et vos concurrents. Tout le monde aujourd’hui consulte les avis avant de choisir un professionnel : un commentaire laissé sans réponse, surtout s’il est négatif, renvoie un mauvais signal à un(e) futur(e) client(e).
  4. Enfin, une autre bonne idée est d’envoyer des questionnaires en ligne, et ensuite, de traiter les retours, dans une démarche d’amélioration de vos services.

Externaliser son secrétariat pour des actions plus ponctuelles :

Par exemple, prendre en charge vos réservations (transports, hôtels…)

Organiser et communiquer sur vos événements entreprise

Vous aider à préparer une réunion, à réaliser une présentation – avec PowerPoint ou d’autres outils moins classiques – et rédiger une trame écrite.

transcription audi

2. Transcription audio & vidéo

Il est à noter que la prestation est réalisée avec ou sans mise en page.
Quelles sont les modalités ?

Vous transmettez tout d’abord vos enregistrements audio ou vidéo au format audio MP4, Wav, par exemple par mail ou sur clé USB.

Vous y joignez un document avec une trame simple de mise en page, l’ordre du jour, la liste des participants/présents, des intervenants, les documents à insérer etc.

Sur le plan tarification : calcul sur la durée réelle des fichiers audio, à la minute d’enregistrement – durée minimum de 60 mn, en fonction de la nature de la transcription.

Transcriptions proposées :
  • in extenso ou  intégrale 
  • intégrale épurée
  • révisée
  • synthétique

Transcription et rédaction de comptes-rendus, PV de réunions, rapports, débats, corpus, CA, conférences, etc.

Fichier transcrit vers un document texte ou un pdf.

Le Bureau d’Éphosianne vous garantit un travail de saisie soigné, avec un niveau d’orthographe soutenu, dans le respect des règles de syntaxe / typographie

démarche qualité

3. Montage de dossiers spécifiques

Externaliser son secrétariat peut aussi se révéler judicieux dans le cadre d'un montage ou d'un suivi d'un dossier spécifique. Par exemple : prise de contact avec l'organisme, collecte et enregistrement des éléments de preuve et livrables, vérification du dossier avant envoi.

Dans quels cas ? pour obtenir une certification, une subvention ou encore un financement.

À noter que le Bureau d'Éphosianne possède un référencement pour la mise en conformité selon le référentiel national qualité QUALIOPI - cela concernera les centres de formation, datadockés ou non, dès janvier 2022.

La liste n'est pas exhaustive
Alors, quelle est la marche à suivre pour externaliser votre secrétariat ? Vous avez des questions ?

Les missions communication

Les différents vecteurs
La communication externe bien sûr...

D'une manière globale, COMMUNIQUER est VITAL pour toute entreprise et quelle que soit sa taille.

C’est effectivement un formidable outil de fidélisation : la communication permet d’attirer ou de renouveler une clientèle, de lui rappeler que vous existez et de lui manifester de l’intérêt.

De plus, une entreprise qui a les moyens de communiquer rassure : C’est un gage de bon fonctionnement et d’efficacité.

Mais aussi la communication interne...

Bien communiquer en interne comporte par ailleurs de nombreux avantages tels que :  SOLIDARITÉ, ENGAGEMENT, MOTIVATION.

Au-delà de permettre une valorisation des compétences,  il est avéré que cela contribue à améliorer l'ambiance générale sur le lieu de travail. 

Outre l'usage des moyens traditionnels, les OUTILS COLLABORATIFS renforcent la cohésion des salariés autour d'un projet.