Les présentes conditions générales de vente s’appliquent à toutes les prestations de l’agence LE BUREAU D’ÉPHOSIANNE. 

Prestations concernées :

  • missions externalisées d’assistance administrative, commerciale
  • transcriptions 
  • internet (travaux et formations)
  • bureautique (travaux et formations)
  • rédaction, relecture, correction
  • communication de manière générale

Elles sont disponibles en ligne sur le site www.ephosianne.fr et vous pouvez les télécharger.

Article 2 - Application

En conséquence, le client qui contacte l’agence par le biais du site est réputé avoir lu et accepté les présentes conditions générales de vente et les accepter sans aucune réserve.

Elles constituent en effet la base juridique de tous les contrats de l’agence. Elles font donc échec à toute clause contraire proposée par le client, sauf accord écrit par le Bureau d’Éphosianne.

Article 3 - Lieu et durée d’intervention

Les prestations citées à l’article 1 sont réalisées dans les locaux du Bureau d’Éphosianne, en télétravail. Néanmoins, pour des raisons pratiques, elles peuvent intervenir dans les locaux du client, avec utilisation du matériel de ce dernier.

En télétravail, aucun minimum horaire n’est à prévoir. En revanche, pour les prestations sur site, un minimum de quatre heures consécutives est requis (voir conditions à l’article 7).

Article 4 - Les conditions générales de vente

Engagement

Le Bureau d’Éphosianne s’engage à offrir le meilleur service possible à ses clients, avec tout le soin en usage dans sa profession. 

De même, le client transmettra sans délai toutes informations et documents de nature à favoriser la réalisation de la mission. La transmission se fait par courrier postal, mail ou plate-forme, ou de la main à la main, ce déplacement étant facturé.

Au cas où un support fourni par le client ne serait pas correctement exploitable, cela pourrait entraîner une annulation de la prestation par le Bureau d’Éphosianne, sans pénalité exigible.

Article 5 - Devis et validité des commandes

Toute commande donne lieu à l’établissement d’un devis personnalisé, gratuit et sans engagement. Il se base sur les informations fournies par le client qui le recevra par courrier postal ou électronique. Il détaillera :

  • Tout d’abord, le détail de la prestation à effectuer,
  • Ensuite, le lieu d’intervention (télétravail ou sur site),
  • Le tarif de la prestation,
  • Et pour finir, le délai de livraison déterminé entre les deux parties.

Pour confirmer sa commande ferme et définitive, le client doit le retourner avec un exemplaire des présentes conditions générales de vente dûment datés, signés et portant la mention manuscrite « Bon pour accord ».

Dans le cas d’une commande par voie électronique, le client devra préciser qu’il accepte pleinement et entièrement les conditions générales de vente.

En outre, il devra verser un acompte de 30 % du montant global à la signature du devis. Il règlera le solde comptant, à réception de la facture. Le devis peut inclure des frais de provision.

Les devis s’établissent souvent sur la base de renseignements téléphoniques ou électroniques. Ils ne deviennent donc définitifs qu’après réception des éléments et validation par le Bureau d’Éphosianne.

À défaut de réception d’un des éléments mentionnés ci-dessus, le Bureau d’Éphosianne ne donnera pas suite à la demande de prestation. Par ailleurs, les documents confiés par le client, ainsi que les réalisations du Bureau d’Éphosianne constituent un gage affecté au paiement. Ces éléments peuvent faire l’objet d’une rétention ou d’une suspension en cas de non-respect d’une obligation de la part du client.

Article 6 - Exécution et délai de réalisation

La prise en compte de la commande est effective dès réception des éléments cités à l’article précédent, sous réserve que le client soit à jour de ses règlements.

La livraison intervient à la date prévue sur le devis, sauf accord contraire ou retard du client dans l’envoi des différents documents.

Ce dernier est conscient que les temps et coûts estimés pour la réalisation de la prestation sont donnés à titre indicatif.

Il faut souligner que toute modification de commande doit intervenir dans les mêmes formes que la commande initiale. Elles entraînent une révision tarifaire, voire une nouvelle négociation. Par exemple :

  • surplus de travail occasionnant de ce fait plus de temps pour son exécution
  • frais annexes additionnels
  • délai écourté etc.

Toute annulation de commande rend acquis au Bureau d’Éphosianne l’acompte versé, sans préjudice d’indemnités supplémentaires que l’agence pourrait réclamer devant les tribunaux du fait de cette annulation.

Le client dispose de sept jours pour vérifier et valider le travail transmis. Passé ce délai, le Bureau d’Éphosianne le considèrera comme définitivement accepté.  Par ailleurs, les avenants et modifications demandées par la suite seront calculées au tarif horaire standard en vigueur.

Toute réclamation doit intervenir dans un délai de 15 jours maximum à compter de la date de livraison.

D’autre part, le client s’engage à fournir tous les éléments nécessaires à l’exécution de la mission. Tout retard / omission de sa part entraînera un report de la date de livraison, voire une annulation de la commande.

Les délais de livraison sont donnés à titre indicatif. Leur dépassement ne pourra donc donner lieu à aucune pénalité de retard, ni dommages et intérêts. Cela ne constituera pas non plus un motif d’annulation de la commande.

Article 7 - Tarifs

Le prix de vente est exprimé en euros. La TVA ne s’applique pas, conformément à l’article 293 B du Code Général des Impôts.

Les tarifs indiqués sur les supports de communication du Bureau d’Éphosianne sont donnés à titre indicatif. Ils ne remplacent en aucun cas un devis personnalisé en bonne et due forme.

Toute prestation sur site d’une durée inférieure à quatre heures de travail consécutives donnera lieu à des frais de déplacement*. En revanche, les déplacements supérieurs à 10 km des locaux du Bureau d’Éphosianne entraînent des frais de déplacement *.
* calculés selon le barème kilométrique en vigueur

Une révision des prix intervient au 1er janvier de chaque année. Cependant, le Bureau d’Éphosianne peut à tout moment modifier les tarifs, formules et conditions générales de vente ; bien entendu, ces modifications n’ont aucune incidence sur les contrats en cours.

Article 8 - Les conditions générales de vente

Majorations

Les prestations demandées en urgence par le client donnent lieu à majoration de la façon suivante :

  • Travaux effectués après 18h, les samedis, ou à remettre dans un délai inférieur à 8 heures : + 25%
  • Travaux réalisés les dimanches et jours fériés : + 50 %.

Des frais supplémentaires peuvent s’ajouter en cours de mission (liste non exhaustive) : par exemple, frais d’affranchissement, d’impression ou encore de fourniture particulière et/ou de livraison. Notamment, la commande d’une prestation d’envoi en nombre fera l’objet d’une demande de provision correspondant aux frais d’affranchissement.

Article 9 – Droit de rétractation, d’annulation ou de report

Le client dispose d’un délai de rétractation de 7 jours calendaires suivant la date de signature du devis. Cependant, si la prestation a débuté, il règlera sans tarder les heures effectuées et les dépenses engagées par le Bureau d’Éphosianne. Il est à noter que le travail réalisé devient dans ce cas la propriété intellectuelle exclusive du Bureau d’Éphosianne.

Il conviendra de notifier toute annulation de commande par courrier recommandé au siège : 4 rue de la Prée – 35850 Parthenay de Bretagne.

Pour des prestations régulières (au mois ou à l’année), le client peut résilier le contrat par écrit, sept jours avant la fin du mois en cours.

Si le client devait reporter l’exécution de la mission, il s’engage à régler sans délai les prestations déjà réalisées et les dépenses engagées.

Article 10 - Modalités de règlement

La facturation intervient soit à la fin de la mission, si elle est ponctuelle, soit sur une base mensuelle dans les autres cas ; la fréquence des paiements s’entend entre les parties dès assignation de la mission.

L’envoi de la première facture est prévu dans tous les cas deux semaines après le début de la mission ; les suivantes selon la fréquence convenue.

La facture finale régularisera le temps passé  et tous les frais relatifs à la mission : comme les frais d’envois, d’impression ou autres dépenses pas encore provisionnés.

Le client doit s’acquitter du règlement à réception : en espèces, par chèque ou encore par virement bancaire/postal (coordonnées bancaires sur la facture).

Article 11 - Les conditions générales de vente

Pénalités de retard

En cas d’un défaut de paiement total à l’échéance, le Bureau d’Éphosianne, après mise en demeure, demandera l’application d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier égale à 40 euros – article L441-6 I alinéa 12 et D441-5 du Code de Commerce – majorée d’une pénalité de retard. Cette dernière est égale au taux d’intérêt légal en vigueur et commence à courir dès la date d’échéance mentionnée sur la facture.

En outre, le client prendra à sa charge tous les frais de mise en demeure et de contentieux. Cela n’inclut pas les dommages et intérêts ou indemnités que le Bureau d’Éphosianne sera en droit de lui réclamer.

Il faut souligner qu’un non-paiement dans les délais ou un chèque non provisionné entraîneront de plein droit une suspension immédiate des prestations.

Article 12 - Les conditions générales de vente

Confidentialité

Le Bureau d’Éphosianne s’engage à respecter strictement le caractère confidentiel de toutes les informations dont elle pourrait avoir connaissance aussi bien avant que pendant ou après la réalisation de sa mission.

Le client autorise expressément le Bureau d’Éphosianne à présenter à titre d’exemple les réalisations effectuées en matière de supports de communication.

En ce qui concerne les fichiers informatiques et autres documents confiés par le client pour réaliser la commande, le Bureau d’Éphosianne mettra en œuvre tous les moyens nécessaires mis à sa disposition pour en prendre soin et les préserver. Il est à noter cependant que compte tenu des risques de dommage ou de détérioration encourus par ce type de support, le client doit s’en prémunir par tous les moyens à sa convenance. Ainsi, la responsabilité du Bureau d’Éphosianne ne pourra être engagée.

Article 13 - Force majeure

De même, le client ne saurait engager la responsabilité du Bureau d’Éphosianne, ni rompre son engagement lorsque la non-exécution ou le retard dans l’exécution d’une commande découle d’un cas de force majeure (article 1148 du Code civil). Un événement imprévisible, en dehors de la volonté des parties, sera considéré comme constitutif d’un cas de force majeure. C’est-à-dire tout événement rendant soit impossible, soit incontestablement plus complexe, l’exécution d’une obligation compte tenu du caractère imprévisible, irrésistible ou extérieur de cet événement, ces trois critères étant alternatifs. Par exemple :

  • les grèves,
  • les coupures prolongées de fourniture d’énergie,
  • les défaillances de matériel ou ligne téléphonique du client permettant l’accès au service,
  • toute défaillance dans le fonctionnement d’Internet et de ses services.

Article 14 - Loi informatique et liberté

Le client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression aux données nominatives le concernant, conformément à l’article 40 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978.

Article 15 - Supports de communication

Le client garantit que tout document fourni au Bureau d’Éphosianne est libre de tout droit d’auteur. En effet, « toute représentation ou reproduction intégrale ou partielle faite sans le consentement de l’auteur ou de ses ayants droit ou ayant cause est illicite » (CPI, art L 122-4) ». Voir l’article

De plus, il doit s’assurer dans ce cas que la résolution des visuels qu’il fournit permette une exploitation optimale.

En revanche, le Bureau d’Éphosianne peut acquérir les éléments sus-cités pour le compte de son client, à condition que celui-ci lui en fasse la demande par écrit et en supporte le coût.

Le client dispose de sept jours pour vérifier et valider les maquettes transmises. Passé ce délai, le Bureau d’Éphosianne considèrera qu’il les accepte définitivement.

Article 16 - Les conditions générales de vente

Loi applicable et juridiction compétente

Pour conclure, les conditions générales de vente du Bureau d’Éphosianne sont régies par la loi française. À défaut de résolution amiable, tout litige découlant des présentes sera soumis à la seule compétence du Tribunal de Rennes.

En faisant appel au Bureau d’Éphosianne, vous vous conformez et acceptez les conditions générales de vente.

 

 

 

Mise à jour : juin 2020

CONTACT

Le Bureau d’Éphosianne

Agence de secrétariat externalisé

Téléphone : 06 41 08 12 05

email : lbe@as-burlot.fr

Assistance aux entreprises